DE JUBILEUMREIS
Op donderdagavond 9 juni 2023 is team MEOS een lang weekend op jubileum-reis naar Schotland gegaan. Ons programma zat tjokvol met fantastische avonturen. Hoe fantastisch het was kun je hieronder terugzien in het reisverslag.
TIMEMANAGEMENT MET OUTLOOK
Wist je dat er wereldwijd drie miljoen e-mails per seconde worden verstuurd? Dat het aantal e-mails alleen maar is toegenomen tijdens corona? En dat het ons het meest van ons werk afleidt? Met wat slimme inzichten en werkwijzen hou je je hoofd koel en tijd vrij voor het echte werk. Komen ze.
Inbox Zero
Inbox Zero is een manier van e-mailmanagement dat erop gericht is om een (vrijwel) lege inbox te hebben. Het is bedoeld om het leven van mensen die dagelijks een enorme hoeveelheid berichten te verwerken hebben wat aangenamer en productiever te maken.
Dit is het uitgangspunt:
Laat je e-mailprogramma niet open staan. Open en sluit hem een paar keer per dag. Nieuwe berichten behandel je gelijk:
- Delete it: Gooi onnodige e-mails direct weg.
- Do it: Kan een verzoek uit de e-mail snel opgepakt? Doe het. Archiveer of gooi de e-mail daarna weg.
- Delegate it: Kan het verzoek doorgestuurd naar iemand die het beter kan? Delegeer het. Archiveer of gooi de e-mail daarna weg.
- Defer it: Kan je de e-mail niet gelijk afhandelen? Geef het een opvolgvlag of maak er een taak van.
Zero refereert overigens niet naar het aantal berichten in de inbox maar de hoeveelheid tijd dat je eraan besteedt. De aandacht leidt af van de productiviteit. En dan met name wanneer de inbox gebruikt wordt als takenlijstje.
Bundel al je taken op één plek
Je inbox is geen takenlijst. Het is een van de bronnen van inkomende berichten waar je zelf geen controle over hebt. Om hier meer controle over te krijgen kun je de Microsoft 365 app To-do (Taken) gebruiken. Taken is net als je Agenda en Notities standaard beschikbaar vanuit Outlook. Zo kun je e-mails die je niet gelijk kan afhandelen of een notitie met een deadline op het Taken-icoontje slepen.
Ook van berichten in Teams kan je een taak maken: rechtermuis>klik>selecteer Meer acties>Taak maken. Samen met handmatig toegevoegde taken krijg je zo een totaaloverzicht van de dingen die je te doen hebt. In het overzicht zie je ze per dag, per week en wat later gepland staat.
Het voordeel van Taken is dat je er een begin- en einddatum aan toe kan voegen, ze zichtbaar zijn in je agenda (instellen onder Beeld) en je makkelijk van andere M365-onderdelen een taak kan maken.
Meer artikelen binnen Tips & Tricks
IT-TIPS VOOR HET VERBETEREN VAN JE THUISWERKPLEK
Veel bedrijven hebben al geregeld dat mensen thuis kunnen werken. Ze hebben toegang tot hun bestanden en kunnen makkelijk samenwerken. Maar wat heb je nog meer nodig om thuis net zo goed te kunnen werken als op kantoor? We delen een paar IT-tips om je thuiswerkplek te upgraden.
IN DIT ARTIKEL
- Internet - snelle WiFi thuis
- Telefonie
- Beeldscherm - monitor
- Microfoon - speaker
- Docking station
- Links over het gezond inrichten van een thuiskantoor en de wettelijke regels
Internet – snelle wifi thuis
Een goede internetverbinding is redelijk onmisbaar als je ook thuis snel en goed wil werken. Een modem zorgt voor verbinding met het internet via je provider. Deze zit meestal in de meterkast. Vaak zijn meerdere apparaten in huis verbonden aan internet met een draadloos netwerk (Wifi), hiervoor wordt een router gebruikt. Deze verdeelt het internetsignaal in het thuisnetwerk en de communicatie tussen de apparaten. Er zijn verschillende factoren die een invloed kunnen hebben op de snelheid van je internet. Hier de top 3.
1. Provider
De snelheid van je internet kun je controleren met een speedtest zoals Ookla. Het beste is om de test uit te voeren met een netwerkkabel ipv over de Wifi. Wanneer de test herhaaldelijk lager is dan het abonnement belooft, is het tijd om contact met de provider op te nemen.
2. Oude computer
Een oude computer kan voor vertraging zorgen. Wanneer je computer niet vooruitkomt kun je natuurlijk een nieuwe overwegen of je kan er geheugen bij (laten) prikken.
3. Thuisnetwerk
Wanneer de router te veel weggestopt zit kan hij zijn werk niet optimaal doen. Zet hem bij voorkeur – met de antennes omhoog als hij die heeft – zo centraal mogelijk. Let wel op dat hij niet te dicht bij de tv of andere apparaten met straling staat, dat kan verstoren. Wanneer draadloos problemen blijft geven gebruik dan een netwerkkabel tussen het modem en de router.
Hier lees je meer over wat je kan doen als de Wifi traag is.
Telefonie
Mensen zijn gewend om alles met hun mobieltje te doen maar bedrijven willen hun klanten professioneel kunnen blijven bedienen. Met hosted telefonie (telefoneren via het internet) zijn kantoornummers, mobiele nummers en zelfs verkorte kiesnummers bereikbaar via één vast nummer en gekoppeld aan een centrale. Elke werkplek kan makkelijk opgezet en aangepast via een webportal, de centrale receptie als het ware. Je kan dan voor je vaste kantoortelefoon gewoon je mobieltje gebruiken.
Hosted telefonie regelen
Mocht dit bij jouw bedrijf nog niet geregeld zijn dan kan je er hier meer over lezen en/of de link doorsturen naar de IT-afdeling bijvoorbeeld.
Beeldscherm - monitor
Veel kantoren gebruiken schermen met een diagonaal van rond de 24 inch, dat is gelijk aan iets meer dan 60 cm. 27 inch is idealer, 32 is weer behoorlijk groot. De meest geschikte resolutie is een beetje afhankelijk van het formaat en waar je het voor gebruikt.
Verschillende formaten en resoluties, maar welke is geschikt?
Tegenwoordig is 1920x1080 vrij standaard, beter bekend als full hd. Maar het aanbod 4k-monitoren groeit ook behoorlijk, dit is ultra hd 3840x2160 en gaat meer richting de tv. Hoe gaaf dat ook klinkt, op een diagonaal van 27 inch wordt alles dan wel heel erg klein. Wanneer je dan de schaling gaat vergroten naar bijvoorbeeld 150%, verliest het zijn scherpte. Dat is niet alleen zonde, het vermoeit ook sneller je ogen. Voor een diagonaal van 27 inch is een resolutie van 2560x1440 een mooie balans.
Heb je de ruimte en ga je voor een pro-opstelling dan is een tweede beeldscherm ideaal, zeker wanneer je dat al op kantoor gewend bent.
Ga er maar eens goed voor zitten
Ook een goed idee – zeker wanneer je hem aan je laptop koppelt - is een in hoogte verstelbare monitor zodat je er zo goed mogelijk voor kan zitten. Werk je op een laptop maar je wilt geen extra monitor dan zorg je met een laptopstandaard dat je er toch goed voor kan zitten.
Microfoon - speaker
Omdat veel mensen een groot deel van hun tijd online vergaderen is het prettig wanneer je geen ruis op de lijn hebt. Daarvoor kun je kiezen tussen wat er in de computer al is ingebouwd of voor externe producten. Door het gebruik van een microfoon maak je jezelf goed verstaanbaar en met een speaker kun je de ander goed verstaan. Wanneer de kwaliteit van wat er is ingebouwd onvoldoende is kun je kiezen voor een headset met microfoon.
Koptelefoon
Is een headset niets voor jou dan is er een keur aan koptelefoons. Van een over-ear met plug tot draadloze oortjes, de keuze hierin is heel persoonlijk. Wanneer je geconcentreerd moet werken dan kun je het beste een variant kiezen met noise-cancelling, die filtert het omgevingsgeluid.
Externe speaker
Wanneer de kwaliteit van de ingebouwde speaker niet voldoende is, kan je kiezen voor een externe speaker. Ook in combinatie met een koptelefoon. Voor mensen die vooral hun mobiele telefoon gebruiken zijn specifieke oplossingen beschikbaar.
Mocht je hiermee naar een next level willen dan loont het de moeite om research te doen naar wat gamers en vloggers gebruiken.
Docking station
Wanneer je een laptop gebruikt en daar externe producten aan wilt koppelen zoals je monitor, externe harde schijf, speaker en/of bijvoorbeeld je oplader dan is een docking station de oplossing. Het is handig wanneer je je laptop mee wilt nemen dat je hem alleen van het station hoeft af te koppelen. De rest kan blijven zitten. Een ander voordeel is dat een docking station meer aansluitingsmogelijkheden heeft die je laptop misschien niet heeft.
Meer artikelen binnen Tips & Tricks
WAT IS EEN ETHICAL HACKER?
Ethical hackers zijn IT-specialisten die zich kunnen verplaatsen in de geest van een cybercrimineel om zo bedrijven en organisaties veilig te houden. Ze kennen de werkwijze van cybercriminelen, herkennen de zwakke plekken in het IT-netwerk en volgen de ontwikkelingen om snel op nieuwe aanvalstechnieken te kunnen acteren.
Bedrijven maken steeds vaker gebruik een ethical hacker om hun producten en diensten om de beveiliging te testen en sterker te maken. Bij controles binnen systemen worden met bijvoorbeeld een pentest zwakke plekken in kaart gebracht. Zo kunnen risico’s beperkt en de beveiliging op verschillende onderdelen versterkt worden.
LEES OOK
- Wat is een pentest?
- Wat is security awareness?
- Kopje koffie met een ethical hacker?
INTERVIEW RICK DE ZWART
Toen MEOS in 2022 25 jaar bestond hebben we elke maand wat bijzonders gedeeld. In de laatste update keken we met algemeen directeur Rick de Zwart een beetje terug maar vooral vooruit, naar de volgende 25.
Hoe ben je bij MEOS terechtgekomen?
Joost en Paul heb ik leren kennen toen ze MEOS nog maar kort waren begonnen. Ik werkte bij een bedrijf dat zakelijke internetverbindingen verkocht en kwam bij ze langs als leverancier. Later ben ik via een gezamenlijk contact gaan werken bij managed hosting bedrijf Dedigate, waar Joost de CEO was.
Als projectmanager deed ik daar implementaties. We zaten in hetzelfde pand als MEOS en omdat we nog klein waren namen we elkaars telefoon wel eens op en deelden de lunchtafel. Daarnaast was MEOS de handen in de datacenters van Dedigate.
Dedigate was succesvol en werd overgenomen door Terremark. Ik werd door Joost in het management team gevraagd. Toen vervolgens Terremark werd overgenomen zijn we ieder ons weegs gegaan maar hielden contact. Tijdens dit soort contacten polste Joost regelmatig of ik nog op mijn plek zat. En nadat Joost alweer een tijdje bij MEOS terug was en hij mij opnieuw vroeg of ik al klaar was om voor MEOS te komen werken antwoorde ik: nou ja, misschien wel. Ik had lang in de corporate wereld gezeten en wilde graag wat anders.
Rick de Zwart
Wat heeft je doen overtuigen om wel bij MEOS te gaan werken?
De ‘human touch’ die in de corporate wereld ontbreekt bezit MEOS van nature. Ik vind het belangrijk om te werken voor een bedrijf waar de menselijk maat leidend is.
Daarnaast wist ik dat ik de goede dingen die ik in die tijd geleerd had, bij MEOS binnen kon brengen. Zodoende ben ik in eerste instantie begonnen om de operatie te professionaliseren. Joost stuurde er overigens toen al op aan dat ik het stokje van hem zou gaan overnemen. Hij zag meer dan ik want ik had gewoon informatica gestudeerd, geen bedrijfskunde. Ik had helemaal geen affiniteit met finance, marketing en HR.
En zo sta jij sinds het vertrek van Joost en Paul twee jaar geleden zowaar aan het roer. Weet je nog wat het allereerste is dat je hebt gedaan?
Ja dat weet ik. Ik heb ervoor gezorgd dat het team om mij heen dusdanig gevormd en aangevuld werd zodat ik een goede job kon doen. Dat was cruciaal. En dat heb ik dan weer van Joost geleerd.
Welke ontwikkelingen in de IT volg jij het meest nauwlettend?
De IT-uitdaging van MEOS was om systeembeheer om te buigen naar IT-management. Elke organisatie heeft IT nodig, maar steeds minder systeembeheer. Er worden veel diensten geleverd door verschillende cloudpartijen. De differentiërende factor is hoe je dat beveiligingstechnisch kan laat meegroeien.
De ontwikkelingen die nu spelen en voor ons van belang zijn hebben hoofdzakelijk te maken met onze klanten mee te nemen in de veranderingen die daarbij horen. Welke van de traditionele systeemtaken veranderen door een cloudbased infrastructuur? Wat is ervoor nodig om klanten daarin mee te nemen? Wat zijn de voordelen, wat zijn de gevaren?
Security in de breedste zin van het woord. Netwerkbeveiliging, de werkplekken maar ook hoe werknemers zich gedragen. Dat ze zich bewust gaan worden van alle risico’s zoals dataverlies en CEO-fraude, en niet alleen van het bestaan van hackers.
Wat klinkt binnen ons vakgebied nu als science fiction maar gaat waarschijnlijk wel gebeuren denk je?
Pff. Ik ben echt geen visionair. Daar hebben we gelukkig onze aandeelhouders voor. We gaan mee naar waar de trend ons mee naartoe neemt. Maar ik wil wel antwoord geven op de vraag.
Ik verwacht dat de trend die door gaat zetten is dat internet en IT-dienstverlening een commodity wordt. Je benadert je cloud workspace en data met alleen een wearable of handheld. Minority Report of Star Trek style. En in die eigen workspace heb je toegang tot alles wat er in jouw cloud staat. Veel toegankelijker, logischer en laagdrempeliger.
Credit: rawpixel
25 jaar is heel ver maar we zitten nu eenmaal in de 25. Dus, waar is MEOS over 25 jaar mee bezig?
Ik denk dat IT-dienstverlening dan een bepaald volwassenheidsniveau heeft bereikt waarbij MEOS de samensteller van in de cloud beschikbare apps is. Steeds meer applicaties worden als SaaS-dienst aangeboden. Door het aantal en diversiteit van onze klanten kennen wij veel van die aanbieders en diensten. Straks staat alles in de cloud maar werkt het nog niet met elkaar, nog niet alles is in sync. Daar ondersteunen wij bij.
Ik zie het voor me als een orkest. De klant bepaalt welke muziek er gespeeld moet worden, maar wij kiezen de instrumenten en de musici. Daarna zijn we de dirigent, die er een harmonieus geheel van maakt.
Wat we niet willen verliezen is de menselijke relatie. Alles kan op afstand maar ik denk – ik hoop - wel dat we elkaar nodig blijven hebben. Het contact met collega’s, klanten, weten wie er belt en wat de behoefte is.
De techniek gaat voort, de menselijke aandacht blijft.
Wat is jouw stip aan de MEOS-horizon?
Twee stippen.
We hebben een bepaalde doelstelling als bedrijf. We moeten een gezonde bedrijfsvoering hebben maar het moet ook leuk zijn, veilig en gezellig. Het moet een fijne plek zijn waar je graag naartoe wilt gaan om klanten te ondersteunen en daar zelf ook een goed gevoel aan over te houden. Dat zijn we al 25 jaar en ik zal er alles aan doen om dat zo te houden. Ik vind dat je als bedrijf succesvol bent wanneer je met elkaar een fijne club vormt, en niet een bedrijf dat alleen maar winst maakt.
#teammeos
Voor de andere stip gebruik ik weer een metafoor. Klanten brengen hun kindjes naar de opvang omdat ze zelf iets anders moeten doen. Ze laten hun meest waardevolle bezit in handen van een ander en hebben het volste vertrouwen dat er goed voor gezorgd wordt. Dat is voor mij het gevoel dat klanten moeten hebben wanneer ze zaken met ons te doen. Ook dat is mijn missie, om daar voor te zorgen.
IS ER LEVEN ZONDER INTERNET?
Dankzij internet kunnen we benzine aan de pomp betalen, is de smartphone smart en kunnen medische dossiers, weersvoorspellingen en marktprijzen worden geraadpleegd. Banken, ziekenhuizen, de landbouw en de logistieke wereld zijn allemaal van internet afhankelijk.
Kortom, je kan zeggen dat het internet de wereldeconomie levend houdt. Maar hoe is het internet eigenlijk ontstaan en kunnen we nog wel zonder?
Het ontstaan van internet
Internet is ontstaan uit de behoefte om bestanden te kunnen delen via computers. Het Amerikaanse Ministerie van Defensie zette in de jaren zestig een onderzoeksnetwerk op dat in ongeveer twintig jaar uitgroeide tot de basis van het internet zoals we het nu kennen. In de jaren negentig komen de eerste commerciële internetproviders in Nederland. Je kon internetten door analoog in te bellen via een modem. Dat werd opgevolgd door ISDN, digitaal inbellen. En dat bood perspectief.
Pionieren met ISDN
Met ISDN kunnen meerdere gegevens tegelijkertijd verstuurd worden. Daardoor kun je internetten, faxen (jawel) en bellen op hetzelfde moment. En daar was Joost Metten, een van de founding fathers van MEOS, als de kippen bij. In 1994 kreeg hij als eerste particulier een aansluiting in Nederland, zo werd hem verteld althans.
Joost gebruikte de ISDN-verbinding vooral om te gamen. Met de geboden snelheid kon hij tegen meerdere mensen tegelijk spelen. Ze kochten een routertje en zetten een verbinding op. Inbellen, gamen en ophangen als je klaar bent. Die snelheid bracht hem op het idee om PC-support voor klanten aan te bieden. Internet, PC’s overnemen, maar ook kantoren met elkaar verbinden. En meer bandbreedte gaf tevens de gelegenheid om on demand back-ups te maken. En zo bood MEOS in 1996 al diensten aan met behulp van ISDN-verbindingen.
Van per minuut naar always on
Met inbellen over een modem betaalde je – net als voor een telefoongesprek - per minuut, en dat tikte aan. Hierna kwam de kabelmodem die internet over het kabeltelevisienetwerk mogelijk maakte. Een veel snellere en goedkopere oplossing. Iets later komt daar een concurrent bij: ADSL, internetten over de telefoonkabel. MEOS doet in 1998 mee aan een proef van VersaTel om te onderzoeken of Fast Internet over ADSL de toekomst heeft. Sindsdien is de verbinding ‘’always on”.
Dit is het grote omslagpunt. E-mail werd toegankelijker en de onlinedienstverlening is gaan groeien.
We moeten en willen steeds meer
Koper is glas geworden. Glasvezel is de derde vorm van breedbandinternet. Weer vele malen sneller en het heeft minder last van storingen. Daarnaast is de uploadsnelheid net zo hoog als de downloadsnelheid. Het hebben van internet is ondertussen een vanzelfsprekendheid. Zoals je water verwacht als je de kraan opendraait. De koelkast bestelt zelf melk en de thermostaat wordt steeds slimmer. De toepassingen van apparaten die via een internetverbinding gegevens uitwisselen en acteren (IoT) blijven zich op veel fronten ontwikkelen.
Het aantal gebruikers en apparaten die het internet op willen groeit elke dag. En met een groeiend aantal apparaten zijn er ook meer internetadressen nodig. Het internetprotocol IPv4 uit 1981 - waarin is vastgelegd dat de lengte van een IP-adres 32 bits lang is - heeft plaatsgemaakt voor IPv6 (128 bits). Een knappe jongen die het aantal adressen dat daarmee beschikbaar is gekomen er even snel doorheen jaagt.
Op naar de toekomst en daar voorbij!
We staan dus always on. Zonder internet is de cloud onbereikbaar en zijn datacenters niet toegankelijk. Werken - en in sommige gevallen zelfs leven - zonder internet is zo langzamerhand vrij ondenkbaar. Je zou kunnen zeggen dat het onze levensader is geworden. Des te belangrijker om je internet goed geregeld te hebben, ook voor de toekomst.
Volgens wetenschappers staan we, nu 50 jaar later, met het quantuminternet ongeveer op hetzelfde punt als 50 jaar geleden met het internet. De proefopstellingen zijn log maar de eerste principes al zichtbaar. Nog sneller, nog krachtiger. Stel je voor wat je daar allemaal mee zou kunnen doen. Zouden er nog diensten zonder internet zijn?
