TIMEMANAGEMENT MET OUTLOOK
Wist je dat er wereldwijd drie miljoen e-mails per seconde worden verstuurd? Dat het aantal e-mails alleen maar is toegenomen tijdens corona? En dat het ons het meest van ons werk afleidt? Met wat slimme inzichten en werkwijzen hou je je hoofd koel en tijd vrij voor het echte werk. Komen ze.
Inbox Zero
Inbox Zero is een manier van e-mailmanagement dat erop gericht is om een (vrijwel) lege inbox te hebben. Het is bedoeld om het leven van mensen die dagelijks een enorme hoeveelheid berichten te verwerken hebben wat aangenamer en productiever te maken.
Dit is het uitgangspunt:
Laat je e-mailprogramma niet open staan. Open en sluit hem een paar keer per dag. Nieuwe berichten behandel je gelijk:
- Delete it: Gooi onnodige e-mails direct weg.
- Do it: Kan een verzoek uit de e-mail snel opgepakt? Doe het. Archiveer of gooi de e-mail daarna weg.
- Delegate it: Kan het verzoek doorgestuurd naar iemand die het beter kan? Delegeer het. Archiveer of gooi de e-mail daarna weg.
- Defer it: Kan je de e-mail niet gelijk afhandelen? Geef het een opvolgvlag of maak er een taak van.
Zero refereert overigens niet naar het aantal berichten in de inbox maar de hoeveelheid tijd dat je eraan besteedt. De aandacht leidt af van de productiviteit. En dan met name wanneer de inbox gebruikt wordt als takenlijstje.
Bundel al je taken op één plek
Je inbox is geen takenlijst. Het is een van de bronnen van inkomende berichten waar je zelf geen controle over hebt. Om hier meer controle over te krijgen kun je de Microsoft 365 app To-do (Taken) gebruiken. Taken is net als je Agenda en Notities standaard beschikbaar vanuit Outlook. Zo kun je e-mails die je niet gelijk kan afhandelen of een notitie met een deadline op het Taken-icoontje slepen.
Ook van berichten in Teams kan je een taak maken: rechtermuis>klik>selecteer Meer acties>Taak maken. Samen met handmatig toegevoegde taken krijg je zo een totaaloverzicht van de dingen die je te doen hebt. In het overzicht zie je ze per dag, per week en wat later gepland staat.
Het voordeel van Taken is dat je er een begin- en einddatum aan toe kan voegen, ze zichtbaar zijn in je agenda (instellen onder Beeld) en je makkelijk van andere M365-onderdelen een taak kan maken.
