POWER AUTOMATE - ZONDER KENNIS VAN CODEREN PROCESSEN AUTOMATISEREN
Procesautomatisering klinkt heel technisch maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn om simpele taken te automatiseren. Sla automatisch e-mailbijlagen op, werk een Excel-sheet bij of laat berichten sturen na een specifieke actie. Door terugkerende werkzaamheden en herinneringen te stroomlijnen kan je een stuk efficiënter werken.
Toegang tot Power Automate met Microsoft 365
Wanneer je in de Microsoft 365 cloud werkt heb je toegang tot Power Automate. Hiermee kun je acties laten uitvoeren tussen verschillende connectors, dat zijn gekoppelde apps zoals bijv. Teams, Dropbox en Google. Het geeft je de mogelijkheid om op een makkelijke manier zelf een actie te automatiseren (een stroom). Maar er is ook een bibliotheek waar je kan kiezen uit honderden sjablonen met kant-en-klare automatische processen.
Doordat Power Automate een low-code app is (zie kader) kan je het zonder kennis van automatiseren gebruiken.
WAT IS LOW-CODE?
Low-code is speciaal ontwikkeld voor de niet-developer. Met low-code schrijf je zelf geen code maar kan je door middel van drag & drop in een grafische omgeving een workflow of app ontwikkelen die voor jou of je bedrijf het werken makkelijker maakt.
Sjablonen van stromen voor terugkerende werkzaamheden
Veel sjablonen zijn algemeen opgezet zodat ze voor verschillende afdelingen en uitgangspunten kunnen worden ingezet. Neem bijvoorbeeld nummer één van de lijst hieronder. Die kan prima worden gebruikt voor het veilig documenteren van facturen. Maar je kan het ook goed gebruiken om specifieke bijlagen van specifieke personen op een specifieke locatie op te slaan.
- Automatisch e-mailbijlagen opslaan
- Goedkeuring aanvragen en informeren via Teams
- Data opslaan van e-mail naar Excel
- Melding ontvangen wanneer een formulier is ingevuld
- Informatie uit een formulier verzenden naar Planner en Teams
- Herinneringen aan jezelf sturen
- Alerts ontvangen van je social media
Een stroom uitgelicht
Om te zien hoe je een stroom kan maken nemen we als voorbeeld nummer vijf uit de slablonenlijst: Informatie uit een formulier verzenden naar Planner en Teams.
Stel, je hebt een formulier gemaakt in Microsoft Forms om feedback van klanten te verzamelen. Je wilt graag dat wanneer een formulier is ingevuld het team wordt geïnformeerd. Maar ook dat een teamlid er actie op onderneemt. We doorlopen dit traject stap voor stap en starten met het aanmaken van een stroom (flow) in het dashboard van Power Automate.
Vervolgens voegen we de actie Get response detail toe om content uit het formulier te halen. Daarna voegen we actie Create a task van de Planner connector toe. Hier kan je aangeven waar je de nieuwe taak wilt toevoegen. In het veld dynamische content vragen we om informatie van de e-mailer.
Daarna willen we dat er een bericht wordt geplaatst in Teams.
En dat ziet er in de praktijk dan zo uit. In het eerste voorbeeld zie je de taak in de Planner (geopend in Teams). In het tweede voorbeeld het bericht in het team-kanaal.
Laat Power Automate voor je werken
Stap af van de automatische piloot en stap over op de echte automatische piloot. Extra power nodig? Wij helpen onze klanten bij het ontwikkelen van een next level flow.
Power to the people
Microsoft heeft op het Powerplatform vier Powerpijlers binnen zijn assortiment samengebracht. Power Automate is daar één van. Dit low-code platform richt zich op het ondersteunen van de groeiende vraag naar digitale oplossingen waarbij mensen zonder technische achtergrond zelf aan de slag kunnen met het ontwikkelen van apps.
- Power BI – tool voor het visualiseren van data
- Power Apps – zelf apps bouwen
- Power Automate – werkprocessen automatiseren
- Power Virtual Agents – een chatbot maken
Natuurlijk heeft Microsoft ook nog PowerPoint en Power Pivot maar die horen qua functionaliteit niet in dit rijtje thuis.
