MAAK WERKEN MET SHAREPOINT MAKKELIJKER
SharePoint is een van de meest gebruikte apps van Microsoft 365 die vaak het minst wordt begrepen. In dit artikel geven we opstarttips, leggen we uit wat het is en hoe het zich verhoudt tot OneDrive.
Wat is SharePoint
SharePoint laat zich niet zo makkelijk vangen omdat het eigenlijk niet één iets is. Bedrijven kunnen het namelijk op verschillende manieren gebruiken. Sommige gebruiken het als een intranet, een samenwerkings- en communicatieplatform of om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. En dit is slechts een greep uit de toepassingen.
Wij noemen SharePoint wel de archiefkast terwijl OneDrive een laatje in je bureau is. Hieronder een aantal tips hoe je prettig met de archiefkast kan werken.
Werken met SharePoint
In de archiefkast heb je de mogelijkheid om dossiers aan te maken. Dit heet een site, een eigen omgeving waar de hele of een deel van de organisatie toegang toe kan krijgen. Hierin zet je bijbehorende documenten. Dat kan door een bestand te uploaden of een nieuw document aan te maken. Deze komen automatisch in de documentbibliotheek.
Slim zoeken
De documentbibliotheek beschikt niet over een mappenstructuur maar over een reeks aan criteria die je kan toekennen zodra je een document in de bibliotheek plaatst. Denk daarbij aan een categorie, afdeling, eigenaar of type bestand. Wat je kan aanpassen is afhankelijk van hoe de rechten zijn ingesteld. Je kan zoeken in SharePoint maar je kan ook slim gebruik maken van de filterfunctie. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op bepaalde bestandstypen of op naam van de auteur waardoor je makkelijk door de bibliotheek kan struinen.
Overal bereikbaar
Bestanden die in de documentbibliotheek staan zijn altijd beschikbaar en overal te bereiken.
Makkelijk delen
Wanneer je met de muis over de documenten gaat verschijnen er symbolen naast de titel. Als je kiest voor ‘de pijl die uit een bak springt’ kun je direct het document met iemand delen.
Samenwerken
Wanneer je een document deelt kun je in het venster aangeven of en op welke manier er samen aan het document gewerkt mag worden. Omdat je alleen de locatie van het document deelt zijn situaties waarbij hetzelfde document door verschillende mensen via de mail heen en weer gaat en je uiteindelijk 7 of meer versies hebt verleden tijd. Door het automatische versiebeheer werk je samen aan het meest recente bestand. Ook handig is dat je kan zien wie het laatst een wijziging heeft aangebracht
Rustig nalezen
Lees hier hoe je aan de slag kan met SharePoint volgens Microsoft zelf of download de Quick start guide, in het Engels.
