VERGADEREN MET TEAMS
De kwartaalpresentatie, de dinsdagochtend stand-up, het koffierondje of zoals bij ons – de maandelijkse pizzasessie. Voor elk denkbare bijeenkomst kun je Teams gebruiken. Er kan enorm veel, zelfs een vergadering terugkijken, hoe handig is dat!
Werkbalk in Teams
Dit is de werkbalk wanneer je in een Teams vergadering zit. Met het eerste icoon kun je mensen toevoegen, met de tweede open je de chatfunctie, dan heb je het handje die je kan opsteken (zoals je vinger vroeger in de klas), de drie bolletjes geven toegang tot een menu met meer opties. Vervolgens camera en audio en met het laatste icoon voor de rode button kun je je scherm delen. Hieronder geven we voor een aantal onderdelen wat meer uitleg.
Een Teams-vergadering starten
Er zijn meerdere manieren om een vergadering te starten in Teams; vanuit een privé chat, groep chat, vanuit een kanaal en vanuit de agenda. Vanuit de eerste drie kies je voor de videorecorder-icoon rechtsboven. Selecteer de namen van je teamgenoten of typ het e-mailadres van iemand buiten je organisatie en voeg ze toe aan je vergadering. Vanuit de agenda kies je simpelweg voor Nu vergaderen of nieuwe vergadering waarna je personen uitnodigt Vergeet niet je audio en video te controleren voor je start!
Audio en video voor en tijdens een vergadering
Testgesprek
Je audio en video kun je controleren in een testgesprek. Wanneer je in Teams op je eigen naam/foto klikt rechtsboven krijg je een menu, kies voor instellingen. Kies in dat venster voor Apparaten. Check of stel de apparaten in en doe een testgesprek. Deze stap wordt je ook aangeboden wanneer je een vergadering start. Je krijgt dan eerst een venster met je eigen foto met daaronder instellingen.
Audio en/of video aan/uit
Tijdens een vergadering heb je de mogelijkheid om je audio en video te dempen of uit te zetten. Kies voor het audio- of video-icoon rechtsboven. Wanneer er een schuine streep doorstaat ben je niet hoor- en/of zichtbaar. Kan best handig zijn als je vanuit huis werkt en je woont niet alleen.
Je hand opsteken
Je kan natuurlijk gewoon wat gaan zeggen als je audio aanstaat maar wanneer dat geschikter is kun je ook je hand opsteken. Dit doe je door op het hand-icoontje in de balk bovenaan te klikken. Het handje staat dan op actief en er verschijnt een rood chatballetje. De organisator weet dan je wat wil zeggen en kan de beurt aan jou geven. Check of je audio aan staat en laat je “hand weer zakken” als je klaar bent.
Een vergadering opnemen
Het opnemen van je vergadering doe je eenvoudig door op de drie puntjes van ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Je krijgt dan een email wanneer de video klaar is. Daarna kun je deze bekijken, bewerken of delen met anderen.
Goed om te weten: video wordt in Teams automatisch opgeslagen in Microsoft Stream, dit is de YouTube variant van Office365.
Iets laten zien tijdens een vergadering
Ook hiervoor zijn weer verschillende mogelijkheden. Je kan je scherm delen door rechtsboven op het icoon te klikken met een pijltje in een rechthoek. Maar je kan ook hele documenten delen door op het paperclip icoontje te klikken, daarvoor moet de chatfunctie wel open staan.
Virtuele scenerie
Voor wat extra lol tijdens een vergadering kun je alle aanwezigen in een door jou gekozen virtuele scenerie plaatsen. Met regelmaat komen er nieuwe omgevingen bij. Switch tijdens de meeting naar Together modus, ook dat vind je in het menu onder de drie bolletjes.
