Notities maken met de apps van Microsoft
Veel mensen gebruiken een notitie om iets vast te leggen of om bijvoorbeeld iets niet te vergeten. Het aanbod van tools dat je daarbij kan helpen groeit nog steeds. Ook Microsoft heeft verschillende notitieapps. Wij hebben collega’s die zweren bij OneNote terwijl de ander zijn bureaublad liever volplakt met Sticky Notes. We bekijken ze stuk voor stuk.
OneNote
OneNote is opgedeeld in notitieblokken met tabbladen en pagina’s. Wanneer je een Teams-kanaal aanmaakt hangt er automatisch een OneNote-omgeving aan. Omdat OneNote geïntegreerd is met andere applicaties van Microsoft biedt het veel mogelijkheden. Naast de basisfunctie om makkelijk notities te maken voor bijvoorbeeld vergaderingen of lopende zaken zijn er de volgende extra’s:
- Documenten, afbeeldingen, schermafdrukken, e-mails of linkjes toevoegen. Sleep gewoon een bijlage in OneNote. Enorm handig voor het verzamelen van informatie voor een bepaald project bijvoorbeeld.
- Gemaakte aantekeningen of notulen kunnen direct worden gedeeld via de mail. Maak daarvoor gebruik van de knop Notities bij vergadering in Outlook.
- Heb je een idee of wil je een workflow schetsen dan is er de tekenfunctie. Hierbinnen vind je een palet aan pennen en vaste vormen voor een flowchart.
- Binnen een notitieblok kun je verschillende hoofdstukken en tags (sectiegroepen en secties) aanmaken en ordenen. Mocht je iets toch niet kunnen vinden dan is er een zoekfunctie links bovenin.
- Je kan notitieblokken delen en er samen in werken. Je kan ze ook toevoegen in een Teams-kanaal. Wil je maar een deel van een notitieblok delen dan kan je gebruik maken van de knop “Pagina per e-mail” verzenden.
- Je kan heel eenvoudig een lijstje maken met punten die je kunt afvinken. Ook kan je direct een takenlijst aan Outlook toevoegen.
- Notities worden automatisch opgeslagen, dus altijd up-to-date.
- En last but not least: overal bereikbaar op elk apparaat met de app. (Tip voor het nieuwe kabinet: geen papier meer met ‘’functie elders’’ of in de trein laten liggen ?.)
Notepad (kladblok)
Notepad is als een blanco papier dat zeer geschikt is om gewoon even een stukje platte tekst te bewaren. Het werkt snel en supermakkelijk. Maar het wordt ook gebruikt als tekst-editor omdat je er verschillende programmeertalen mee kan schrijven en opslaan.
Bij Team MEOS werken aardig wat engineers. En engineers kloppen regelmatig code. Onze engineers verkiezen alleen wel de Notepad ++-versie (niet van Microsoft). Wel het gemak van Notepad maar dan met extra handige features. De code wordt gehighlight waardoor het een stuk overzichtelijker is.
Maar je kan bijvoorbeeld ook taken die vaker voorkomen automatisch laten uitvoeren in een macro. Of meerdere bestanden openen in overzichtelijke tab-blaadjes.
Sticky Notes (plaknotities)
De digitale post-it. Een zeer simpele krabbeltool te vinden onder de Startknop. Makkelijk voor kleine dingen die je niet wil vergeten. Hoe simpel ook, er zijn nog best wat opties:
- Je kan erin typen of tekenen.
- Je kan een afbeelding toevoegen en lijstjes maken.
- Je kan een notitie een kleur geven, keuze uit 7. Handig voor bijvoorbeeld categoriseren.
- Je kan je bureaublad volplakken, netjes naast elkaar slepen of in een lijst laten presenteren.
- En… beschikbaar in dark mode.
Mocht je altijd je Outlook open hebben staan dan kun je ook al je plaknotities vinden onder de 3 bolletjes linksonder. Klik en er verschijnt een klein menuutje, kies voor notities.
Zoals alle Office-applicaties worden ze automatisch opgeslagen en kun je er vanaf elk apparaat (met internet) bij.
Teams in je eentje
Microsoft heeft aangekondigd dat ze begin 2022 een functie willen releasen dat je in Teams ook met jezelf kan chatten. Dat klinkt misschien een beetje als een toenadering voor mensen met een meervoudige persoonlijkheidsstoornis. Maar het is bedacht om jezelf snel even een aantekening te sturen tijdens bijvoorbeeld een Teams-overleg.
To Do - takenlijst in Outlook
Binnen Outlook heb je primair toegang tot je mail, agenda en taken. Wanneer je Outlook opent kun je linksonder tussen de onderdelen switchen. Vanuit Taken kun je nieuwe taken aanmaken, categoriseren, aan iemand toewijzen en/of er een herinnering aan hangen. Wanneer je een taak aanmaakt verschijnt hij in de takenlijst. Dubbelklik op een taak uit de lijst en je krijgt gelijke opties die je kent van je Agenda.
Taken is ook zeer geschikt voor mensen die willen beginnen met timemanagement. En dan met name de tijd die ze kwijt zijn aan alle e-mail. Niet elke mail heeft prioriteit en loopt daarmee de kans vergeten te worden. Telkens door de lijst oude(re) mails heen kost tijd. Door taken te maken van e-mails vergeet je ze niet.
Als je met de muis over de lijst e-mails in Outlook gaat zie je op rechts een vlaggetje verschijnen. Dat is het taakvlaggetje. Met je rechtermuisknop krijg je een lijst met opties. Hier geef je bijv. direct aan hoe snel je er op wilt reageren, of je er een herinnering aan toe wilt voegen of dat je hem aan iemand wilt toewijzen (echt handig). Je kan ook een taak in OneNote zetten. En zo zijn we weer rond.
Behoefte aan een cursus OneNote op kantoor?
