AI OP HET WERK | LAAT HET IN JE VOORDEEL WERKEN
Kunstmatige intelligentie (AI) is in een razendsnel tempo onderdeel geworden van ons dagelijks werk. Van het automatisch genereren van e-mails tot het analyseren van grote hoeveelheden data. Maar het gebruik van AI brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, zeker op het gebied van bedrijfsinformatie, security en privacy.
Openbare versus zakelijke AI-tools
Op de werkvloer is het belangrijk onderscheid te maken tussen openbare en gratis AI-tools- en de zakelijke. Vooral bij het geven van opdrachten maakt dit een groot verschil.
Zakelijk en enterprise
Dit zijn betaalde AI-oplossingen die binnen de beveiligde IT-omgeving van een organisatie draaien. Denk aan Copilot binnen de Microsoft 365-omgeving. Alle opdrachten die je hier geeft, worden verwerkt binnen de omgeving van jouw organisatie en zijn onderworpen aan jouw toegangsrechten en de bijbehorende beveiliging.
Openbaar en gratis
Deze tools gebruiken vaak de meer beperkte oudere AI-modellen. Ze draaien op servers van externe aanbieders en zijn vaak eenvoudig toegankelijk via de browser. Wanneer je hier een vraag stelt kan het worden opgeslagen voor trainingsdoeleinden.
Belang van security en privacy
Zeker bij het gebruik van openbare tools is het risico op schending van bedrijfsgeheimen of persoonsgegevens groot. Denk aan een medewerker die een klantcontract in ChatGPT plakt om er een samenvatting van te maken. Dat klinkt handig, maar dat is een ernstige inbreuk op de AVG en het vertrouwelijkheidsbeleid van het bedrijf.
In de meeste gevallen hebben we geen inzicht in waar de ingevoerde data terechtkomt, of hoe lang deze bewaard blijft. AI-diensten kunnen gevoelige gegevens op servers buiten de EU worden opgeslagen, wat extra juridische en compliance-risico’s met zich mee kan brengen.
De gevolgen van een onbedoelde datalek via AI zijn groot: reputatieschade, juridische claims, boetes van toezichthouders, en verlies van klantvertrouwen. In sectoren zoals zorg, finance of overheid kunnen de gevolgen zelfs nog ernstiger zijn vanwege de aard van de informatie. We willen je hiermee niet afschrikken, maar je in staat stellen slimme keuzes te maken.
Waar moet je op letten als je AI gebruikt
Gratis/openbaar versies:
- Upload geen bedrijfsgevoelige documenten naar publieke AI-tools. Denk aan contracten, interne rapporten, plannen of offertes.
- Verwerk geen persoonsgegevens via AI-platformen die niet vooraf zijn goedgekeurd binnen jouw organisatie. Dat geldt ook voor klantnummers, e-mailadressen en andere indirect herleidbare gegevens.
- Stel geen vragen of geef geen opdrachten die vertrouwelijke informatie prijsgeven. Denk aan zinnen als: “Schrijf een voorstel voor onze klant X over onze nieuwe tariefstructuur.”
- Kortom: gebruik openbare AI alleen voor niet-vertrouwelijke taken, zoals brainstorms, drafts of vertalingen van openbare content.
Alle versies:
- Gebruik alleen AI-tools die vooraf zijn goedgekeurd binnen jouw organisatie. Check of je werkt met een toegestane of enterprise-versie.
- Neem niks klakkeloos over van AI – controleer op feitelijke juistheid, juridische implicaties en (onbewuste) bias. Laat belangrijke teksten of analyses altijd nakijken, herleid de bron en gebruik de output niet wanneer volledige controle niet mogelijk is.
- Wees transparant als je AI hebt gebruikt. Geef dit aan bij rapportages, notulen of presentaties.
- En mocht er toch iets fout zijn gegaan: wees open. Meld het bij je leidinggevende, IT- of security-team. Hoe eerder je het meldt, hoe beter de schade beperkt kan worden.
Nog beter: stel een AI-beleid op
Omdat niemand het nog precies weet en onderzoekend is, kan gebruik van AI-tools zonder regels een behoorlijk risico vormen.
Een AI-beleid helpt om intern duidelijkheid te scheppen over wat wél en niet mag. Het is een praktische leidraad voor verantwoord gebruik. Hierin staat bijvoorbeeld:
- Welke tools zijn toegestaan
- Hoe AI gebruikt mag worden
- Welke afdelingen goedkeuring moeten geven bij nieuwe toepassingen
- Wat te doen bij incidenten
Download een voorbeeldbeleid
Om je alvast op weg te helpen hebben we voorbeeldbeleid voor AI-tooling ogesteld.
Je kunt deze downloaden en aanpassen zodat hij optimaal aansluit bij de organisatie.
Vergeet niet: AI kan ons helpen
AI op het werk is een enorme kans voor innovatie. Klanten kunnen op het gebied van communicatie sneller geholpen worden, presentaties staan in een oogwenk en samenvattingen of analyses liggen al klaar nog voordat je verse koffie hebt gehaald. Maar doe het bewust, weet wat je vraagt. Met de juiste tools, duidelijke afspraken en een helder beleid vergroot je niet alleen de veiligheid, maar ook het vertrouwen en de effectiviteit van AI in jouw organisatie.
Meer binnen dit thema
IT-SERVICES
IT-PARTNER
IT-CYCLUS
DÉ 5 VRAGEN
WAAROM MEOS
MEOS is een no-nonsense IT-bedrijf met vestigingen in Haarlem (HQ) | Almere | Alkmaar | ⭐⭐⭐⭐
