IT-vraagstuk > Onrust > Microsoft 365

MICROSOFT 365 IS INGERICHT, MAAR HET WERKT NIET SOEPEL

Microsoft 365 is er. Mensen werken ermee. Teams, Outlook, OneDrive: het draait. Maar ergens in de dagelijkse praktijk lopen medewerkers steeds tegen dezelfde dingen aan. Bestanden die ze niet kunnen vinden. Rechten die niet kloppen. Functies die ze niet kennen of die niet goed zijn ingesteld voor hoe jullie werken.

Het werkt, maar het loopt niet soepel. Niet omdat het platform slecht is, maar omdat de dagelijkse praktijk wringt. En dat gevoel herkennen steeds meer mensen.

Herken je dit?

Medewerkers werken om het systeem heen in plaats van ermee.

Bestanden staan op meerdere plekken en niemand weet welke de actuele versie is.

Nieuwe medewerkers leren de werkwijze door af te kijken, niet via een duidelijke structuur.

Teams, e-mail en andere kanalen bestaan naast elkaar zonder duidelijke afspraken over wat wanneer wordt gebruikt.

Je weet niet zeker of rechten en toegangen nog kloppen nu de organisatie is veranderd.

Waarom Microsoft 365 niet soepel loopt

De eerste reactie is vaak: medewerkers moeten beter hun best doen. Maar als mensen structureel om een systeem heen werken of er tegenaan lopen, is dat bijna altijd een signaal dat de inrichting niet aansluit op hoe ze werken. Dat is geen gebruikersprobleem. Dat is een inrichtingsprobleem.

Microsoft 365 is ooit ingericht voor de organisatie van toen. Sindsdien zijn er mensen bij gekomen, processen veranderd, misschien ook locaties of werkvormen. De inrichting is niet mee veranderd. Of de kennis om het platform goed te gebruiken is nooit structureel opgebouwd.

Dat is geen verwijt aan de organisatie. Het is wat er standaard gebeurt als IT niet actief wordt bijgehouden.

Wat dit je kost

Tijd, elke dag. Medewerkers die zoeken, dubbelwerk doen, verkeerde versies openen of wachten op toegang die ze nog niet hebben. Kleine irritaties die optellen.

En naarmate de organisatie groeit, groeit dit probleem mee. Een inrichting die nu nog net werkt, werkt over een jaar niet meer.

Hoe nu verder?

De volgende stap is begrijpen waarom Microsoft 365 zonder doorlopende aandacht voor inrichting en kennis niet blijft werken, en wat er structureel anders moet.

Vervolgartikel: Waarom Microsoft 365 zonder aanpak niet werkt.

Wil je eerst weten hoe wij naar IT-verbetering kijken?

IT verbeteren is 1 van de 3 pijlers van onze IT-cyclus. Samen met beveiligen en beheren maakt het deel uit van een doorlopend proces.
Naar de IT-cyclus