IT-vraagstuk > Inzicht > Microsoft 365

WAAROM MICROSOFT 365 ZONDER AANPAK NIET WERKT

Microsoft 365 is geen simpel softwarepakket. Het is een platform van tientallen applicaties, instellingen en mogelijkheden die allemaal met elkaar samenhangen. Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Entra ID: elk onderdeel heeft zijn eigen logica en zijn eigen relatie met de rest.

Als dat platform niet doordacht is ingericht voor jouw organisatie, werkt het tegen je in plaats van voor je. En dat is precies wat bij veel bedrijven gebeurt.

De meest voorkomnede oorzaken

Geen gedeelde structuur
Iedereen gebruikt OneDrive als persoonlijke schijf, SharePoint wordt nauwelijks gebruikt of is zo ingericht dat niemand er iets in terugvindt. Het resultaat: bestanden staan verspreid, zijn niet vindbaar en worden dubbel aangemaakt.

Geen kanaalkeuze
Teams bestaat naast e-mail naast WhatsApp naast misschien nog iets anders. Er zijn geen afspraken over wat je wanneer gebruikt. Elk kanaal heeft zijn eigen berichten en niemand heeft het totaaloverzicht.

Geen rechtenbeleid
Wie mag wat zien, bewerken en delen? Als dat niet geregeld is, zijn er twee uitkomsten: te open (iedereen heeft toegang tot alles) of te gesloten (mensen kunnen niet bij wat ze nodig hebben). Allebei kosten ze tijd en creëren ze frustratie.

Geen onboarding-structuur
Nieuwe medewerkers leren de werkwijze van collega's, die het ook niet altijd goed doen. Foute gewoontes worden zo doorgegeven en verankerd.

Waarom dit niet vanzelf beter wordt

Microsoft brengt regelmatig updates uit. Nieuwe functies, nieuwe mogelijkheden, soms ook nieuwe interfaces. Zonder iemand die dat bijhoudt en vertaalt naar wat het voor jouw organisatie betekent, stapelen de onbenutte mogelijkheden zich op.

Ondertussen groeien de slechte gewoontes. Hoe langer een werkwijze bestaat, hoe lastiger die te veranderen is. Dat is geen zwakte van medewerkers, dat is hoe mensen werken.

Hoe nu verder?

Als je weet wat er structureel mis is, is de volgende vraag: hoe zorg je dat Microsoft 365 wel gaat werken voor je organisatie, op een manier die ook over een jaar nog klopt?

Vervolgartikel: Hoe je Microsoft 365 voor je laat werken.

LEES VERDER

Wil je eerst weten hoe wij naar IT-verbetering kijken?

IT verbeteren is 1 van de 3 pijlers van onze IT-cyclus. Samen met beveiligen en beheren maakt het deel uit van een doorlopend proces.
Naar de IT-cyclus