Services > Microsoft 365 > Communicatie en samenwerken met Microsoft 365
COMMUNICATIE EN SAMENWERKEN MET MICROSOFT 365
Wanneer je organisatie van plan is over te stappen naar Microsoft 365, kan dat een grote verandering zijn. De functies en mogelijke werkwijzen kunnen erg abstract zijn als je er nog nooit mee hebt gewerkt. Daarom geven we een aantal uitgangspunten die kunnen helpen om prettig te starten. Een goed begin is het halve werk immers.
De kantoorapps
Laten we eerst een samenvatting geven van de apps die ‘vroeger’ bekend stonden als ‘Office’. Het Microsoft 365 platform (M365) kun je – waar het gaat over communiceren en samenwerken - simpelweg zo verdelen: email en agenda gaan via Outlook. Werken in documenten gaat met Word, Excel en PowerPoint, die sla je op in OneDrive en deelt ze makkelijk via SharePoint. Vanuit Teams zijn alle apps beschikbaar en kan er samengewerkt worden binnen makkelijk samen te stellen teams.
De inrichting bepalen – waar staan documenten en wie kan daarbij?
Om bestaande documenten een plek te geven en met meerdere mensen/afdelingen te kunnen samenwerken moet er een basisinrichting worden bedacht. Sowieso krijgt elke medewerker een eigen omgeving. Dat is OneDrive. Hier staan je persoonlijke documenten. Een gezamenlijke omgeving is SharePoint, deze wordt ook vaak ingericht als intranet. Hier staan documenten die je voor anderen beschikbaar wilt stellen.
Op SharePoint kunnen verschillende mappen worden gemaakt, aka teamsites. Dat kan bijvoorbeeld per afdeling of op het type document, zoals een beeldmap of een map met openbare of juist gevoelige data. Voor elke map kan vervolgens besloten wie toegang en bepaalde rechten heeft.
SharePoint is een van de meest gebruikte maar ook de meest lastig te begrijpen apps van Microsoft. In dit artikel geven we opstarttips, leggen we uit hoe je ermee kan werken en hoe het zich verhoudt tot OneDrive.
Hoe werk je het beste samen
De kracht van M365 is dat verschillende apps binnen elkaar gebruikt kunnen worden en dat er meerdere mogelijkheden zijn voor communiceren en samenwerken. Soms kan dat ook voor verwarring zorgen. Want waar communiceer je wat met wie en hoe werk je waar samen?
Zo kun je bijvoorbeeld binnen SharePoint als ook Teams dezelfde documenten met elkaar delen maar worden de bestanden door Microsoft op andere locaties opgeslagen. Afhankelijk van de gewenste werkwijze kan daar met de inrichting rekening mee worden gehouden.
In de basisinrichting bepaal je met welke apps je wilt werken, de mappenstructuur, de rechten, wat je waar communiceert, hoe je samenwerkt en wat je waar opslaat en archiveert.
Omdat het voorafgaand aan een overstap lastig is te bepalen hoe alles werkt, kan een IT-partner hierover informeren en adviseren. Of het uiteindelijk goed gaat werken is afhankelijk in hoeverre iedereen op de werkvloer het nieuwe systeem en de afgesproken werkwijze adopteert.
ADOPTIE VAN DE WERKWIJZE: TRAINING
Tijdens de training kunnen mensen al direct kennismaken met de nieuwe omgeving. Ze krijgen de basis uitgelegd, opdrachten en kunnen vragen stellen. Het is onze ervaring dat wanneer mensen samen de eerste stap zetten, er meer nieuwsgierigheid en minder weerstand is. Zo verloopt de adoptie van een nieuwe manier van werken een stuk soepeler en sneller.
OVERSTAPPEN NAAR MICROSOFT 365
Bedrijven en organisaties stappen om verschillende redenen over naar Microsoft 365. Toegankelijkheid, makkelijk kunnen samenwerken, betere beveiliging en een eenvoudiger te beheren IT-netwerk, zijn een paar voorbeelden.
WERKEN MET MICROSOFT 365
Wil je werken met Microsoft 365 en heb je hulp nodig voor een soepele integratie? Maak een afspraak of bel ons 088 990 4000.
