INFORMATIEVERVUILING | HAAL DE STOFFER DOOR JE DATA

Veel bedrijven bewaren data eindeloos. Onnodige of verouderde data zorgen voor informatievervuiling, Je vervuilt niet alleen actieve systemen, maar ook back-ups, en je weet steeds minder goed waar wat nog staat. Daarnaast heeft het een negatief effect op de veiligheid, de AVG, het milieu en de kosten.

Dus, haal de stoffer door je data en ga informatievervuiling tegen.

Digitale opschoning

Met een regelmatige digitale schoonmaak beperk je de opslagruimte, voldoe je aan de AVG-regels, versterk je de beveiligingspositie, kan het zorgen voor kostenbesparing en draag je zelfs (een beetje) bij aan een duurzamer milieu. Allemaal win-wins. Laten we dat toelichten.

Veiligheidsrisico’s

Te veel onnodige of verouderde bestanden kunnen kwetsbaarheden bevatten, zoals slecht beveiligde oude softwareversies of vergeten toegangsrechten. Ook wordt het lastiger om verdachte activiteiten te detecteren. Hoe meer data er is, hoe meer potentiële ingangen voor cybercriminelen.
Oude documenten of e-mails met persoonlijke informatie kunnen worden misbruikt voor gerichte aanvallen. Criminelen kunnen bijvoorbeeld verouderde contactgegevens gebruiken om medewerkers te manipuleren.

AVG-compliance en gegevensbescherming

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens niet langer dan nodig worden bewaard. Het opschonen van klant- en medewerkergegevens voorkomt boetes en versterkt de dataveiligheid.

Kostenbesparing

Door het eindeloos bewaren van data worden servers en back-ups onnodig belast. Dit leidt tot hogere kosten voor opslag en energieverbruik. Door verouderde bestanden te archiveren of verwijderen, wordt de IT-infrastructuur efficiënter. Dit kan bij de een tot een beperkte en bij de ander voor een flinke kostenbesparing zorgen.

Duurzaamheid en milieu-impact

Dataopslag vergt veel energie. Door bestanden en e-mails te verwijderen, verminderen bedrijven hun digitale voetafdruk. Dit draagt bij aan duurzaamheid en verlaagt de CO2-uitstoot.

Ons advies: maak een opschoonplan

Veel mensen houden een voorjaarsschoonmaak. Met een opschoonplan betrek en train je collega’s om bewuster met data om te gaan. Neem in deze jaarlijkse opfrisbeurt de volgende punten mee:

Verwijderen en archiveren van e-mails en bestanden
Controleer op dubbele bestanden. Verwijder en archiveer (verouderde) bestanden. Pas het back-up-plan hierop aan. Stel vervolgens geautomatiseerde opschoonprocessen in op basis van een retentiebeleid.
Bestandsnamen en mappen structureren
Gebruik duidelijke, consistente namen en een logische mappenstructuur. Zo voorkom je dat bestanden dubbel worden opgeslagen of dat collega’s tijd verspillen aan het zoeken naar documenten.
Versiebeheer toepassen
In plaats van talloze kopieën van hetzelfde bestand te bewaren, gebruik je een versiebeheersysteem zoals SharePoint. Zo heb je altijd de meest recente versie bij de hand zonder chaos.
Data-classificatie instellen
Categoriseer data op relevantie en gevoeligheid. Oude, irrelevante data kan bijvoorbeeld sneller worden verwijderd, terwijl kritieke data veilig wordt bewaard.
Periodieke controles
Plan periodieke controles om te bepalen welke gegevens nog relevant zijn. Zo houd je de digitale omgeving schoon en up-to-date.
Medewerkers trainen in databeheer
Leer teams hoe ze data netjes beheren op basis van alle voorgaan punten en efficiënt samenwerken in gedeelde omgevingen.