Services > Microsoft 365 > Licenties
MICROSOFT 365 LICENTIES
Wanneer je gebruik wilt maken van de apps van Microsoft 365 heb je een licentie nodig. Dat klinkt overzichtelijk maar het kan een flink bos zijn waar je de bomen niet meer kan zien. Zo zijn er de vele verschillende licentievarianten en looptijden maar ook zaken waar je aan moet denken wanneer je organisatie verandert.
Abonnement en licenties
Als we het hebben over een licentie bedoelen we dat je een abonnement op een dienst of product neemt. Wanneer je abonnement afloopt heb je ook geen toegang meer tot de diensten.
Je kan een abonnement afsluiten voor een maand en 1 of 3 jaar. Bij deze aanschaf geef je het aantal licenties door dat je nodig hebt op basis van het aantal personen binnen de organisatie. Je neemt daarmee een abonnement op licenties en diensten zoals OneDrive, Power Apps en Excel .
Verschillende soorten licenties
Omdat Microsoft zoveel mogelijk verschillende bedrijven in verschillende branches wil kunnen bedienen zijn de mogelijkheden voor het samenstellen van licenties enorm. Zo zijn er licenties voor thuisgebruik, scholen/studenten en bedrijven. Binnen de licenties voor bedrijven zitten verschillende producten zoals Business Standard en Business Premium. Een product bestaat uit een pakket aan diensten. Mocht je een pakket kiezen maar een dienst missen dan kun je hiervoor een losse licentie afnemen.
Licenties afnemen: vast of flexibel
Licenties kunnen voor een lange of korte looptijd worden afgenomen. Met een lange looptijd zet je de gekozen bundel met de dan geldende prijs voor die periode vast. Licenties kunnen ook per maand worden afgenomen. Deze licentievorm is iets duurder, maar kunnen wel per maand worden opgezegd. Je koopt daarmee de flexibiliteit om verandering in je bedrijf op de vangen.
Daarmee lijkt op het eerste gezicht een afname voor de langste looptijd het meest gunstig maar afhankelijk van wat een organisatie nodig heeft hoeft het in de praktijk niet altijd voordeliger te zijn.
Een voorbeeld
Stel we nemen op 1 januari een jaarabonnement op het NCE (New Commerce Experience)-licentiemodel en we nemen 30 Business Premium licenties af. De licentiestructuur van NCE dwingt af dat je voor een jaar vaststelt hoeveel licenties je nodig hebt. Gedurende het jaar kan je licenties bijvoegen waarbij de einddatum hetzelfde blijft. In maart hebben we 5 extra licenties nodig, omdat we niet weten of we ze tot de volgende 1 januari nodig hebben, nemen we deze per maand af. Die kan dus ook elke maand worden opgezegd.
We mixen dus tussen langer lopende licenties om de kosten te optimaliseren en flexibele licenties om overbodige kosten bij krimp te voorkomen.
Licentiebeheer
Het is raadzaam om bij te houden welke licenties je hebt, welke eventueel nog over zijn en wanneer je kan of moet verlengen of opzeggen. Voor het verlengen is het goed te weten of er een aanpassing in de abonnementsvorm gewenst of nodig is. Bijvoorbeeld omdat er een verandering in de organisatie heeft plaatsgevonden of staat te gebeuren. En ook Microsoft voert met enige regelmaat veranderingen door in de abonnements- en licentievormen. Zo hoeft het niet vanzelfsprekend te zijn dat de licentievorm die eerder gekozen is verlengd kan worden.
Wij adviseren dan ook om de licenties in een systeem op te nemen en op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen bij Microsoft zodat je tijdig kan acteren wanneer er iets moet worden aangepast. Ineens geen toegang meer hebben tot je documenten doordat een abonnement is verlopen, is geen optie toch?
Het licentiemodel dat het beste bij jou past
Microsoft biedt enorm veel informatie online maar geen advies over wat het beste voor jouw situatie is. Zoals hierboven al duidelijk gemaakt bestaat er dus niet één manier en daarnaast veranderen de uitgangspunten regelmatig. Je zult dus telkens moeten kijken wat het beste past bij de situatie van dat moment.
MICROSOFT 365 LICENTIES
Heb jij hulp nodig met licenties of de meest optimale inrichting? Maak een afspraak of bel ons 088 990 4000.
