BEVORDEREN VAN KWALITEIT VAN WONEN EN LEVEN
WIJ Heemstede is een professionele welzijnsinstelling die mensen van alle leeftijden kansen biedt, met elkaar verbindt en hen sterkt in de eigen regie op een zinvol en plezierig leven. De 45 medewerkers en meer dan 200 vrijwilligers hebben een doel: het bevorderen van de sociale infrastructuur en de kwaliteit van wonen en leven in Heemstede.
BEVORDEREN VAN KWALITEIT VAN WONEN EN LEVEN
WIJ Heemstede is een professionele welzijnsinstelling die mensen van alle leeftijden kansen biedt, met elkaar verbindt en hen sterkt in de eigen regie op een zinvol en plezierig leven. De 45 medewerkers en meer dan 200 vrijwilligers hebben een doel: het bevorderen van de sociale infrastructuur en de kwaliteit van wonen en leven in Heemstede.
Het probleem
Stichting Casca is omgevormd tot Stichting WIJ Heemstede en de naam Casca is blijven bestaan voor de kinderopvang. Beide deelden dezelfde IT-omgeving en werkten onder het Casca domein, met gezamenlijke mail, documenten, salarisadministratie en verschillende applicaties. Daarnaast werden Gmail, Google Docs en Microsoft Office door elkaar gebruikt.
Om organisatorische en juridische redenen was het noodzakelijk een aantal zaken te scheiden voor meer helderheid in de communicatie en financiën. Daarom zocht WIJ Heemstede op korte termijn een IT-partij die:
- Twee aparte domeinen kon realiseren.
- De IT naar een platform kon brengen.
- Ervoor zorgt dat medewerkers in de cloud kunnen werken
- Het beheer en support kon leveren.
Om de transitie in goede banen te leiden werd een extern partij ingehuurd die onderzocht welke IT-oplossing voor WIJ Heemstede en Casca de beste optie was. Na een inventarisatie kwam een advies en een shortlist van tien IT-bedrijven. De opdracht werd als een aanbesteding uitgeschreven. Er bleef één partij over.
De oplossing
Om de overgang naar twee domeinen te realiseren werd gekozen om de Google Docs en Gmail volledig over te zetten naar het Microsoft platform. Met het Office 365 pakket (Outlook, Word, Excel ) in combinatie met Microsoft SharePoint zijn alle Office applicaties en data online beschikbaar. De medewerkers kunnen nu probleemloos vanuit iedere locatie werken.
Om de basisprincipes van SharePoint Online onder de knie te krijgen hebben we voor een aantal medewerkers een training verzorgt. Omdat WIJ Heemstede een ANBI status (non-profit) heeft krijgt ze een fikse korting op de O365 licentiekosten. Met dit abonnement en de vaste kosten voor beheer en support heeft WIJ Heemstede een inzicht in de maandelijkse uitgaven.
IT-expertise
De gehele transitie is in een korte tijd gerealiseerd. Miriam Dik: "MEOS is een IT-partner die gaat voor degelijkheid en kwaliteit. Je merkt dat je te maken hebt met professionals. Ze hebben ons ook goed begeleid met de aanschaf van laptops en desktops.
De technisch accountmanager van MEOS is ons vast aanspreekpunt. Iemand die meedenkt, adviseert en proactief aan het werk gaat. Mochten er vragen of problemen zijn, dan komt hij snel met een oplossing. Zo kunnen wij ons volledig richten op het ondersteunen van de bewoners van Heemstede."
